Składowanie czy magazynowanie?
Przedsiębiorco! Zanim przystąpisz do wyboru lokalizacji czy ustalenia miejsca, w którym będą przechowywane surowce, materiały, części, produkty lub towary związane z Twoją działalnością gospodarczą w pierwszej kolejności musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, czy będziesz je przechowywać za pośrednictwem podmiotu zawodowo trudniącym się składowaniem towarów, czyli przedsiębiorcy składowego, czy towary zamierzasz samodzielnie magazynować i zarządzać nimi we własnym lub wynajętym w tym celu pomieszczeniu, przeznaczonym na Twój magazyn.
W pierwszym przypadku zastosowanie znajdzie umowa składu. Zgodnie z art. 853 § 1 k.c. przez umowę składu przedsiębiorca składowy zobowiązuje się do przechowania za wynagrodzeniem, oznaczonych w umowie rzeczy ruchomych. Zgodnie z 853 § 2 k.c. przedsiębiorca składowy jest obowiązany wydać składającemu pokwitowanie, które powinno wymieniać rodzaj, ilość, oznaczenie oraz sposób opakowania rzeczy, jak też inne istotne postanowienia umowy. Stronami umowy składu są przedsiębiorca składowy, czyli podmiot, który zobowiązuje się do składowania określonych w umowie składu rzeczy ruchomych oraz składający, czyli podmiot oddający rzeczy ruchome do składowania.
Przedsiębiorco pamiętaj! Przedsiębiorca składowy jest strona kwalifikowaną w umowie, tzn., że umowa składu może zostać skutecznie zawarta wyłącznie z osobą będącą przedsiębiorcą składowym.
Inną opcją jest samodzielne magazynowanie i zarządzanie magazynowanymi produktami i towarami. Wówczas docelowo można albo zakupić wybraną nieruchomość lub taką powierzchnię wynająć (umowa najmu lokalu lub powierzchni).
Na podstawie tej umowy najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy lokal lub powierzchnię do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.
Jeżeli zdecydujesz się na powierzenie swoich towarów przedsiębiorcy składowemu, wówczas będzie ciążył na nim obowiązek pieczy. Oznacza to, iż odpowiada on za szkodę wynikłą z utraty, ubytku lub uszkodzenia rzeczy w czasie jej przyjęcia na skład, chyba że udowodni, że nie mógł zapobiec szkodzie, mimo dołożenia należytej staranności (to powinno objąć ubezpieczenie Twoje lub przedsiębiorcy).
Natomiast, w przypadku, gdy zdecydujesz się samodzielnie wynająć powierzchnie, w celu magazynowania towarów, w przypadku, gdy przedmiot najmu ma wady (np. przeciekający dach), wówczas będziesz mógł dochodzić obniżenia czynszu, żądać usunięcia wad lub wypowiedzieć umowę, a także dochodzić naprawienia szkody, o ile zapewniono o zupełności i braku wad). Zakres uprawnień uzależniony jest od wpływu wad na przydatność do umówionego użytku.
Możliwa jest też umowa przechowania, jednak jest to, co do zasady, rozwiązanie doraźne i należy rekomendować umowę składu.
W zależności od potrzeb i wyboru opcji należy zwrócić uwagę na inne aspekty związane z magazynowaniem towarów. Niektóre z nich będą jednak tożsame.
Funkcja magazynu
Ustalenie funkcji magazynu będzie determinowało jego lokalizację, powierzchnię, czy sposób zarządzania towarem.
W przypadku magazynu przeładunkowego należy zwrócić uwagę na wydajność przeładunków, wówczas istotna będzie jego lokalizacja, rodzaj ramp przeładunkowych, czy dostępność, ponieważ taki magazyn będzie zorientowany na transport.
W przypadku magazynu zapasów – materiałów, części zamiennych zaletą powinna być pojemność i główny akcent należy położyć na powierzchnię i możliwość efektywnego zarządzania tą powierzchnią, system składowania, możliwość operowania europaletami, wózkami widłowymi, itp.
W przypadku magazynu dystrybucyjnego (dostawczy, wysyłkowy) zasadniczą funkcją będzie zdolność przyjmowania i wydawania towarów, wówczas należy zwrócić uwagę na kwestie operacyjne związane z oprogramowaniem i nadzorem, a tym samym na instrumenty służące stałej kontroli nad stanem posiadanych w magazynie towarów.
Wybór lokalizacji
Wybór lokalizacji magazynu jest decyzją strategiczną, uzależnioną od rodzaju prowadzonej działalności, funkcji magazynu (materiały i surowce, produkty, hurt, detal, zaopatrzenie), obrotów, rodzajów i gabarytów składowanych rzeczy, rynków zbytu, a więc charakteru i formy dostaw (spedycji) oraz pozostałych uwarunkowań prowadzonej działalności. Nie tylko w przypadku magazynu dystrybucyjnego, czy przeładunkowego wybór lokalizacji magazynu jest kwestią kluczową. Jeżeli w magazynie zamierzasz przechowywać materiały i części, z których na bieżąco masz korzystać w ramach cyklu produkcyjnego Twojego przedsiębiorstwa lub towary cieszące się dużym popytem, to magazyn powinien znajdować się możliwe blisko zakładu produkcyjnego lub sklepu, w przeciwnym wypadku wzrastające koszty transportu odbiją się znacząco na dochodzie Twojego przedsiębiorstwa.
Na wybór lokalizacji magazynu powinny również mieć wpływ środki transportu, za pośrednictwem których magazynowany towar będzie przemieszczany. Jeżeli będziesz korzystał z transportu samochodowego, zwróć uwagę na istniejącą infrastrukturę drogową, w tym, czy w danej miejscowości są planowane remonty lub rozbudowa dróg. Dodatkowe objazdy spowodują bowiem wzrost kosztów transportu. Analogicznie w przypadku zakładanego transportu kolejowego, w pobliżu rozważanej lokalizacji magazynu powinna się znajdować stosowna infrastruktura kolejowa (bocznica, rampa).
Wybór powierzchni magazynu i jego właściwości
Powierzchnia magazynu ma wpływ na dostępność do składowanych towarów, co przedkłada się bezpośrednio na wydajność magazynu. Jednocześnie należy pamiętać, iż powierzchnia magazynu wpływa na koszty magazynowanych towarów.
Wybór powierzchni magazynu uzależniony jest przede wszystkim od rodzaju przechowywanych towarów, gabarytów, właściwości oraz od ich opakowań. Towary wielkogabarytowe, np. meble będą potrzebowały innej powierzchni, aniżeli tekstylia, żywność lub produkty sypkie.
Należy również zwracać uwagę na warunki przechowywania, takie jak temperatura, czy wilgotność powierza. Przechowywanie środków spożywczych będzie bardziej wymagającej jeżeli chodzi o temperaturę, aniżeli składowanie książek, te z kolei nie powinny być składowane w magazynie o dużej wilgotności. Są to niezwykle ważne aspekty, które determinują prawidłowe przechowywanie towarów, a co za tym idzie utrzymanie ich wartości rynkowej.
Jeżeli ilość składowanych przez Ciebie towarów jest znaczna, a towary nie są jednego rodzaju, wówczas powierzchnia magazynu może być podzielona na sektory o różnych warunkach składowania. Wybór powierzchni musi jednak korelować z planowanym rozmieszczeniem towarów i optymalnym wykorzystaniem przestrzeni magazynowej. Towary składowane jeden na drugim, powodują wydłużenie w czasie ich wydawania. Właściwe rozmieszczenie towarów wpływa na wydajność poprzez ułatwienie dostępu i szybkość wybierania towaru z magazynu.
Pamiętaj również o kwestiach bezpieczeństwa takich jak monitoring obiektu wewnątrz i na zewnątrz, czy alarm.
Obsługa magazynu
Obsługa magazynu może być wykonywana w ramach Twojego przedsiębiorstwa, za pomocą zatrudnionych przez Ciebie pracowników lub też może być powierzona podmiotom zawodowo trudniącym się składowaniem towarów.
W zależności od rozmiaru magazynu i częstotliwości korzystania z przechowywanych towarów, w magazynie powinny znajdować się osoby odpowiedzialne: za koordynowanie całego magazynu, za logistykę, za ewidencjowanie towarów, za przemieszczanie i rozmieszczanie towarów. W zależności od rozmiaru magazynu i wielkości obrotów funkcje te łącznie może sprawować jedna osoba, lub poszczególne osoby z przypisanymi obowiązkami. W przypadku dużego magazynu, w którym przechowywane są towary wielkogabarytowe, należy rozważyć zakup lub wynajęcie stosownych środków transportu, jak wózki widłowe, paletowe. Należy pamiętać, iż kierować takim sprzętem może wyłącznie osoba do tego wyszkolona (z uprawnieniami).
Pamiętać też trzeba o systemie odpowiedzialności materialnej i nadzorze. Należy preferować umowy i wspólnej odpowiedzialności materialnej.
Obsługa magazynu to nie tylko osoby odpowiedzialne za poszczególne elementy logistyczne związane z przyjmowaniem, wydawaniem, rozmieszczaniem, czy nadzorowaniem towaru, ale również stosowne oprogramowanie. Właściwe oprogramowanie wpływa na wydajność magazynu. Bez względu na wybór formy obsługi magazynu wybierając magazyn powinieneś zadbać aby był wyposażony w oprogramowanie właściwemu służące ewidencjonowaniu towarów i wystawianiu dowodów WZ, PZ, MM. Dzięki takiemu rozwiązaniu znacznie ułatwione jest zarządzanie przechowywanymi towarami. Oczywiście brak takiego oprogramowania nie dyskwalifikuje magazynów nie posiadających takich rozwiązań. Nie mniej jednak jest to element, który wpływa na wydajność magazynu. Urządzenia i oprogramowanie do magazynowania i znakowania towarów (np. kodami kreskowymi) umożliwiają nadzór nad posiadanymi w magazynie towarami. Zarządzanie informacją o stanie towarów, a tym samym o brakach ułatwia uzupełnianie towarów z optymalnym wyprzedzeniem czasowym i wywiązywanie się z zobowiązań w stosunku do klientów.
